1. Wie zijn wij?

SoundSplash™ organiseert sociale, interactieve muziekprogramma’s, workshops, challenges, activiteiten en evenementen.

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via:

info@soundsplash.app

2. Welke gegevens we verzamelen?

Wanneer je je aanmeldt voor SoundSplash™ of deelneemt aan SoundSplash™ voor Gemeenschappen, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam;

• leeftijd of geboortedatum;

• wijk, woonplaats of regio;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• reden van deelname of motivatie;

• aanmeldgegevens;

• aanwezigheid bij activiteiten;

• deelname aan challenges;

• stempels, volle stempelkaarten en prijsregistratie;

• communicatievoorkeuren;

• toestemming van ouder/verzorger indien de deelnemer jonger is dan 18 jaar;

• akkoord met de algemene voorwaarden en dit privacybeleid;

• foto’s, video’s en geluidsopnames die tijdens het programma worden gemaakt;

• eventuele overige informatie die je zelf aan ons verstrekt.

3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

het verwerken van je aanmelding;

• het organiseren en uitvoeren van SoundSplash™;

• contact over deelname, planning en praktische informatie;

• het versturen van herinneringen, updates en belangrijke mededelingen;

• het communiceren via e-mail, telefoon of WhatsApp;

• het selecteren of indelen van deelnemers, indien nodig;

• het bijhouden van aanwezigheid;

• het registreren van stempels, volle stempelkaarten, challenges en prijsdeelname;

• het uitvoeren van de winactie en het bepalen van winnaars;

• het uitreiken of communiceren van prijzen en beloningen;

• het maken van foto’s, video’s en geluidsopnames;

• verslaglegging, promotie en communicatie over SoundSplash™;

• het verbeteren van onze projecten, activiteiten en communicatie;

• het benaderen van eerdere deelnemers voor toekomstige edities, vervolgtrajecten of vergelijkbare SoundSplash-activiteiten;

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende AVG-grondslagen:

Toestemming
Bijvoorbeeld voor deelname, communicatie, beeldmateriaal en vervolgcontact, voor zover toestemming vereist is.

Uitvoering van een overeenkomst of deelnameafspraak
Bijvoorbeeld om jouw deelname aan SoundSplash™ te organiseren en uit te voeren.

Gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld voor praktische communicatie, deelnemersadministratie, evaluatie, verbetering van het programma, beveiliging en het benaderen van eerdere deelnemers voor vergelijkbare toekomstige trajecten, voor zover jouw privacybelang niet zwaarder weegt.

Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld wanneer wij bepaalde gegevens moeten bewaren voor administratie, verantwoording of toestemming van ouder/verzorger bij minderjarige deelnemers.

Voor kinderen jonger dan 16 jaar geldt dat toestemming voor bepaalde verwerkingen alleen geldig is wanneer deze is gegeven door een ouder of verzorger.

5. Foto’s, video’s en geluidsopnames

Tijdens SoundSplash™ kunnen foto’s, video’s en geluidsopnames worden gemaakt. Dit beeld- en geluidsmateriaal kan worden gebruikt voor:

• verslaglegging;

• promotie;

• social media;

• websites;

• presentaties;

• persuitingen;

• subsidie- en sponsorverantwoording;

• communicatie over SoundSplash™, haar partners en betrokken makers.

Door akkoord te gaan met de algemene voorwaarden en dit privacybeleid geef je toestemming voor het maken en gebruiken van beeld- en geluidsmateriaal waarop jij herkenbaar kunt voorkomen.

Voor deelnemers jonger dan 18 jaar wordt deze toestemming gegeven door de ouder/verzorger.

Je kunt toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal op ieder moment intrekken door contact op te nemen via info@soundsplash.app. Intrekken van toestemming moet volgens de Autoriteit Persoonsgegevens net zo makkelijk kunnen zijn als het geven ervan.  

Intrekking geldt niet met terugwerkende kracht voor materiaal dat al rechtmatig is gepubliceerd of gebruikt. Waar redelijkerwijs mogelijk zullen wij verdere publicatie beperken of gepubliceerd materiaal verwijderen.

6. WhatsApp, e-mail en vervolgcontact

Wij kunnen je e-mailadres en telefoonnummer gebruiken om je te bereiken over jouw deelname aan SoundSplash™. Dit kan gaan om:

• herinneringen;

• planning;

• wijzigingen;

• praktische informatie;

• challenges;

• stempelkaartinformatie;

• prijsinformatie;

• eindpresentaties of evenementen;

• toekomstige SoundSplash-edities of vervolgtrajecten.

Wij willen deelnemers ook na afloop van een traject kunnen benaderen voor toekomstige SoundSplash-trajecten, activiteiten of edities. Je kunt je hiervoor op elk moment afmelden door dit aan ons door te geven via info@soundsplash.app.

7. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld. De AVG noemt geen vaste algemene bewaartermijn; organisaties moeten zelf bepalen en kunnen uitleggen waarom een bepaalde termijn noodzakelijk is.  

SoundSplash™ hanteert de volgende bewaartermijnen:

Aanmeldgegevens en deelnemersadministratie
Maximaal 3 jaar na afloop van het betreffende SoundSplash-traject. Deze termijn gebruiken wij voor evaluatie, verantwoording, vervolgcontact, toekomstige edities en community-opbouw.

Aanwezigheid, stempelkaartgegevens, challengegegevens en prijsregistratie
Maximaal 3 jaar na afloop van het traject, tenzij een langere bewaartermijn nodig is voor administratieve, juridische of fiscale verplichtingen.

Communicatiegegevens, zoals e-mail of WhatsApp-contact
Maximaal 3 jaar na het laatste contactmoment, tenzij je eerder vraagt om verwijdering of afmelding.

Beeld- en geluidsmateriaal
Zolang het materiaal relevant is voor verslaglegging, promotie, archief, communicatie of verantwoording van SoundSplash™, of totdat toestemming wordt ingetrokken, voor zover verwijdering redelijkerwijs mogelijk is.

Nieuwsbrief- of vervolgcontactgegevens
Totdat je je uitschrijft of aangeeft dat je niet meer benaderd wilt worden.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

8. Delen van gegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van onze activiteiten, communicatie, administratie, beveiliging, wettelijke verplichtingen of wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Wij kunnen gebruikmaken van betrouwbare dienstverleners en partners, zoals:

• Jotform of vergelijkbare formulierdiensten voor aanmeldformulieren;

• ActiveCampaign of vergelijkbare diensten voor communicatie;

• Squarespace of vergelijkbare platforms voor de website;

• WhatsApp, e-maildiensten of andere communicatiemiddelen;

• Feel Your Halo voor foto, video en multimedia;

• projectpartners, locaties, subsidiegevers of samenwerkingspartners, voor zover dit noodzakelijk is voor uitvoering, verantwoording of communicatie.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig verwerkersovereenkomsten of maken wij passende afspraken om jouw gegevens te beschermen.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Alleen personen die betrokken zijn bij de organisatie, uitvoering, communicatie of administratie van SoundSplash™ krijgen toegang tot persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor hun werkzaamheden.

10. Jouw rechten

Je hebt onder de AVG verschillende rechten. Je kunt ons vragen om:

• inzage in je persoonsgegevens;

• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;

• verwijdering van je gegevens;

• beperking van de verwerking;

• overdracht van je gegevens;

• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wil je gebruikmaken van één van deze rechten? Neem contact op via:

info@soundsplash.app

Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren voordat wij aan je verzoek voldoen.

11. Cookies en website

Onze website kan gebruikmaken van functionele en analytische cookies om de website goed te laten werken en te verbeteren.

Wij gebruiken geen trackingcookies zonder jouw toestemming, voor zover toestemming wettelijk verplicht is.

12. Minderjarigen

Voor deelnemers jonger dan 18 jaar vragen wij toestemming van een ouder of verzorger voor deelname aan SoundSplash™.

Voor bepaalde vormen van gegevensverwerking, zoals toestemming voor beeldmateriaal of online communicatie, kan toestemming van een ouder/verzorger vereist zijn. Dit geldt in het bijzonder voor kinderen jonger dan 16 jaar.

13. Klachten

Heb je een klacht over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@soundsplash.app. Dan zoeken we samen naar een oplossing.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

SoundSplash™ kan dit privacybeleid wijzigen wanneer onze werkwijze, diensten of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.

Heb je vragen over deze privacyverklaring of hoe wij met gegevens omgaan?

Neem gerust contact met ons op via:

SoundSplash™

info@soundsplash.app

www.soundsplash.app